Este foarte frustrant atunci când lucrurile se întâmplă după ce deadline-ul a trecut. Da, mereu găsim scuze că cineva n-a reușit, că un furnizor nu a livrat la timp, etc. Dar cum să facem ca să fim mai buni în planificare? Care sunt lucrurile de care trebuie să ținem cont atunci când estimăm fie în timp, fie în cost sau în alte domenii? În acest articol voi descrie 8 lucruri despre care trebuie să ții cont atunci când planifici ceva, mai ales când este vorba de un proiect major și ai nevoie de un rezultat exact într-un timp stabilit de la început.
1. Asumă-ți că resursele vor fi productive pentru 80% din tot timpul lor
Fie că vorbim de oameni, bani, mașini sau alte resurse, nu putem conta pe faptul că ele vor fi la straja proiectului nostru 100% din timp. Oamenii se pot îmbolnăvi, le mai este lene uneori precum și mașinile care mai au nevoie de mentenanță. O regulă nescrisă spune că resursele sunt productive doar 80% din timpul lor. De asta trebuie să ții cont atunci când estimezi ceva. Partea bună e că dacă va fi 90%, atunci ai doar de câștigat pentru că o să faci proiectul mai rapid.
2. Resursele implicate în mai multe proiecte simultan fac sarcinile mai greu din cauza timpului cheltuit pentru comutarea între proiecte
Când implicăm resurse din mai multe proiecte, neapărat e necesar să înțelegem că este necesar un timp de comutare dintre proiecte. Acest lucru poate dura mai mult sau mai puțin, dar e nevoie să ținem cont de el. Cel mai simplu exemplu ar fi 2 construcții care sunt la 50km una față de cealaltă. Dacă implicăm o persoană în ambele proiecte, ar avea nevoie de o oră pentru a ajunge de la un șantier la altul, dar pe lângă asta mai e necesar și un timp de concentrare (minimum 15 minute) pentru a intra în detaliile proiectului tău. În dependență de domeniul pe care-l ai, nu uita să incluzi în estimare și acest timp.
3. Oamenii, în general, sunt optimiști și foarte des subestimează durata până când sarcina va fi gata
Acest titlu nu necesită explicații, dar de obicei, în dependență de mărimea și specificul proiectelor, marja erorii în estimare este de la 10 la 100%. Dacă fiecare persoană implicată în proiect va greși cu 10-20%, atunci riști ca întregul proiect să fie dat peste cap.
4. Atunci când estimezi, consultă o persoană mai experimentată, dar nu uita și de experiența ta din trecut
Project Management este despre a învăța în continuu, mai ales de la cei care au mai avut proiecte similare în trecut. Nu uita să faci același lucru atunci când estimezi. Învață de la alții, dar învață și din experiența ta din trecut. Aplică aceste lecții atunci când estimezi.
5. Ai grijă ca persoana responsabilă de realizarea produsului (livrabilului), să fie responsabilă și de estimarea în timp pentru această realizare
Dacă în proiectul pe care-l implementezi este altcineva responsabil de realizarea livrabilelor sau a produselor, nu uita că el trebuie să estimeze timpul și costurile necesare pentru realizarea lor. Dacă ai hotărât să faci asta singur, atunci planurile trebuie consultate cu el înainte de a fi aprobate definitiv.
6. Planifică bugetul reieșind din fiecare activitate, dar nu din proiect ca un tot întreg
Este foarte dificil să estimezi costurile totale ale unui proiect până a nu stabili cu exactitate lista activităților ce necesită a fi făcute. Anume această abordare poate oferi o estimare corectă a costurilor și anume ea ne scapă de anumite surprize.
7. Mereu, lasă timp pentru rezolvarea problemelor, ședințelor și alte situații neprevăzute
Toți managerii de proiecte, conducătorii sau antreprenorii și-ar fi dorit ca lucrurile să decurgă fără nici un incident, dar foarte rar e posibil. Totodată e important de alocat timp și pentru comunicare. Nu uita de aceste lucruri atunci când planifici!
8. Comunică clientului final posibile semne de întrebare și toate dubiile pe care le ai, înainte de a aproba planul cu el
Dacă ai întocmit un plan bun, dar totuși mai ai niște rezerve, comunică clientului toate aceste lucruri. Fă acest lucru înainte de a începe implementarea proiectului.
După cum am spus la început, un plan estimat greșit poate provoca frustrări. Dar sunt principii și tehnici care te poate ajuta să îmbunătățești estimările. Aplică aceste reguli și vei simți diferența!