”Ideea este genială – hai să o implementăm!”

Cu această frază încep majoritatea eșecurilor atunci când vorbim despre implementarea proiectelor. Cât n-ar părea de straniu, 70% din proiecte se finisează cu eșec, iar entuziasmul, deseori este contraproductiv în administrarea proiectelor. Nu vreau să spun că entuziasmul nu e necesar în project management, ba din contra! Ideea principală e că nu trebuie să permitem ca din cauza entuziasmului să omitem lucruri foarte importante.

Mă numesc Venedict Strișca, sunt manager de proiecte de peste 9 ani. Timp în care am implementat cu succes peste 23 proiecte mari, care implicau până la 20 persoane simultan. În cariera mea am înțeles importanța inițierii proiectelor și în acest articol vreau să împărtăș cu tine această experiență. Bineînțeles, nu totul a fost perfect și în timpul carierei mele am avut diverse proiecte care nu au ajuns până la etapa de implementare din varii motive:

Am avut cazuri când am planificat un produs bun, din punctul meu de vedere, dar până la urmă, clientul nu a avut nevoie de acel produs. 

Câțiva ani în urmă, am participat, cu o echipă, în dezvoltarea unui modul de program care venea să soluționeze o problemă importantă pentru clienții noștri. Dar, s-a adeverit că paralel, se implementa un proiect mai mare, care rezolva și problema pe care echipa din care făceam parte voia să o rezolve. Până la urmă, am epuizat careva resurse fără nici un sens.

Am identificat o problemă și am început planificarea ei. Eram atât de entuziasmat, încât am uitat să fac un mic studiu de fezabilitate. În momentul în care au fost calculate resursele necesare pentru implementarea proiectului, s-a adeverit că necesită prea multe resurse și s-ar răscumpăra în zeci de ani.

Pentru a evita astfel de situații, e necesar de atras o atenție deosebită Inițierii Proiectului, care este etapa în care răspundem clar la întrebarea dacă merită sau nu să implementăm proiectul. Aici nu planificăm nimic, dar descriem clar un set de lucruri importante:

Business case

Se explică clar ideea proiectului, unde se încadrează, care va fi produsul final.  Acest pas va face o descriere clară a proiectului. Astfel, încât toți cei din punctul următor să înțeleagă despre ce este vorba.

Identificăm părțile interesate (Stakeholders)

Părți interesate, în dependență de proiect pot fi diverse, dar un minim necesar este: clientul, sponsorul, producătorul.

Clientul – cel care va folosi produsul final;

Sponsorul – cel care achită pentru implementarea proiectului;

Producătorul – cel care produce de fapt, aici poate fi și furnizorul, sau mai mulți furnizori.

Dacă putem vorbi direct cu clientul, atunci, împreună cu el discutăm despre produsul final. Sponsorul ar trebui să aprobe ideea de proiect, de aceea trebuie să ținem cont neapărat de interesele lui. Producătorul are careva limite. La această etapă e important să înțelegem dacă proiectul nostru se încadrează în aceste limite sau nu. Hai să ne imaginăm, că după câteva luni bune de lucru în cadrul unui proiect, realizăm faptul că producătorul n-are cum să ofere bunurile/serviciile de care avem nevoie. Nu putem găsi pe nimeni altcineva.

Facem un studiu de fezabilitate

Este foarte important să înțelegem dacă ideea pe care vrem să o implementăm este fezabilă. Nu este influențată de entuziasm. Un studiu de fezabilitate, ne ajută să înțelegem pentru început dacă se merită sau nu să implementăm proiectul dat. Bineînțeles, la această etapă nu se face totul minuțios și exact la fel ca și în planificare, dar trebuie să existe o claritate.

Planifici echipa și instrumentele

La fel, în etapa de inițiere e necesar de stabilit resursele umane necesare. Cine va fi în această echipă? Este disponibil? Vrea?

Atunci când descriem clar aceste puncte, putem spune cu certitudine că putem merge mai departe, în etapa de planificare, care la fel are un rol crucial în implementarea proiectului. Totodată, sărind peste etapa de inițiere, ne putem trezi cu surprize, sau chiar cu conflicte sau neînțelegeri care ne costă relații, timp, nervi și bani.