Cum să gestionăm proiectele în timp? La sfârșitul acestui articol vei afla un instrument de gestionare în timp a proiectelor.
Știai că 68% din proiecte eșuează în a respecta termenii limită, bugetul sau calitatea? Adică dintr-o sută de proiecte, 68 eșuează din oarecare motive.
Fiecare din noi s-a întâlnit măcar o dată cu situația din imagine. Atunci când planificăm anumite activități arată destul de bine și frumos, dar în realitate totul se întâmplă pe ultima sută de metri.
Cum să avem grijă că nu ajungem în așa situație? Un instrument foarte bun este întâlnit în mai multe metode de project management, spre exemplu SCRUM. Bine, de fapt sunt 2 instrumente, dar împreună vin să excludă haosul și lipsa de control asupra proiectelor: backlog și ședințele zilnice.Dacă simplificăm ideea dată, ajungem la 4 reguli pe care trebuie să le aplicăm. Dacă nu respectăm măcar o regulă, atunci acest lucru nu va lucra:
- Fă o listă cu sarcini! Fă o listă cu sarcini în care poți adăuga sarcini noi sau să le excluzi pe cele realizate. Ea trebuie să fie ușor de gestionat, din acest motiv perfect ar fi să fie digitală (excel, trelo, google tasks, etc.)
- Revizuie lista zilnic (în cel mai rău caz – săptămânal)!Nu uita de listă! De obicei oamenii fac promisiuni mari, mai ales de anul nou. Lucrurile nu se fac de la sine. Dacă listele cu sarcini rămâne în urna informațională, cel mai probabil că nu vei realiza nimic. Găsește 15 minute pe zi. Revizuie lista!
- Prioritizează-ți sarcinile.Un lucru mai puțin important azi, poate fi foarte important mâine. De exemplu atunci când se apropie un termen limită.
- Exclude tot ce nu este relevant.Uneori ne propunem să facem anumite lucruri, dar în timp prioritățile se schimbă. Pandemia ne-a învățat cum foarte rapid a trebuit să ne schimbăm prioritățile. Nu te teme să renunți la anumite lucruri, iar dacă ai exclus, atunci asumă-ți decizia și nu fi stresat când te gândești la lucrul la care ai renunțat.
Deci, pentru a limita stresul, trebuie să ai o listă cu sarcini la care trebuie să lucrezi zilnic, astfel încât să menții controlul asupra situației 365 zile pe an.